Перевод сотрудников на удаленную работу: мифы и реальность

Не советуем заниматься подобным переездом без участия технических специалистов. Это может привести к нарушению рабочих процессов, а также открыть уязвимости в информационной защите. Если в штате вашей компании нет профессионалов, привлеките их со стороны!

Рассмотрим основные сложности, с которыми сталкиваются предприниматели. В последнее время именно с этими запросами они обращаются к нам чаще всего.

10 основных сложностей, с которыми столкнулись наши знакомые и некоторые клиенты, понадеявшись только на свои силы:

1. Требуется провести аудит и закупку дополнительного оборудования
2. У пользователей нет необходимой техники
3. Отсутствует качественное интернет-соединение
4. Имеются сложности с маршрутизацией/авторизацией/шифрованием
5. Ограничен доступ к корпоративному серверу
6. Необходим безопасный трансфер данных с физического сервера в облако
7. Нарушена коммуникация между сотрудниками
8. Не хватает отчетности, нужны дополнительные меры
9. Раздражают всякие мелочи, но устранить некому
10. Сотрудникам требуется консультация/обучение

Разумеется, все эти проблемы решаемы, но без тщательной подготовки и планирования, процесс перехода на удаленный режим работы может затянуться, а то и вообще обернуться кошмаром как для сотрудников, так и для руководителей. К счастью, у нас уже имеется опыт решения всех этих проблем, и мы готовы поделиться этим опытом с вами. Давайте разделим переезд на несколько последовательных этапов: это поможет тем, у кого до сих пор нет четкого сформулированного плана действий.
1 этап: Внесение изменений в регламент организации, разработка и подписание дополнительных соглашений с сотрудниками.
2 этап: Аудит существующей IT-инфраструктуры.
3 этап: Организация удаленных рабочих мест и дополнительной инфраструктуры.
4 этап: Настройка защищенного доступа к информации.
5 этап: Организация корпоративного чата, звонков, аудио и видеоконференций.
6 этап: Настройка инструментов мониторинга и контроля.
7 этап: Техническая поддержка и консультирование.

И этот процесс занимает не 2-3 дня, а иногда даже до 30 рабочих дней. Да, к сожалению, многие хотят сэкономить на этом процессе перевода сотрудников и потом теряют время на устранение технических проблем, а это влечет к простою бизнеса.

К сожалению, для обеспечения коммуникации на 360 градусов в бизнесе мессенджерами не обойтись, здесь нужен комплексный подход. Мы с удовольствием взвалим все эти обязанности на свои плечи и осуществим безболезненный перевод вашего офиса на удаленную работу «под ключ». В этом случае, вам совсем не обязательно читать эту статью до конца, достаточно просто связаться с нами.

Тем же, кто готов броситься в омут с головой, постараемся дать несколько советов и рекомендаций. Для этого последовательно рассмотрим все этапы и выделим важные моменты.

Для начала необходимо понимать, что вы не вправе обязать сотрудников работать удаленно, равно как и они не вправе требовать от вас перевода. Так что это решение – исключительно добровольное. Попросите коллег самостоятельно написать заявления о переводе на удаленную работу. Являясь инициаторами подобных изменений, они автоматически подтверждают свое согласие.

Чтобы оформить перевод, разработайте шаблон дополнительного соглашения к трудовому договору. Форма более-менее свободная, но соглашение обязательно должно содержать такие условия, как:
- сроки перевода,
- рабочий график,
- порядок документооборота и внутренней отчетности.

Если для выполнения своих рабочих обязанностей сотрудник вынужден тратить личные средства на использование софта, железа или офисной техники, доступ к которым ограничен вне офиса, работодатель обязан компенсировать эти расходы.

После того, как соглашение составлено, настало время собрать подписи. Для этого не обязательно встречаться лично, достаточно обменяться сканами документов.

Сотрудники не смогут выполнять свои обязанности, если не будут обеспечены всеми необходимыми инструментами. Поэтому есть смысл составить список минимальных требований к оснащению каждого из них. Как правило, «суповой набор» офисного работника — это рабочее место (стол и стул), персональный компьютер или ноутбук, выход в интернет, дополнительные средства коммуникации (телефон, микрофон, веб-камера, звуковоспроизводящее устройство).

Некоторым сотрудникам, в зависимости от выполняемых ими функций, могут потребоваться дополнительные опции: доступ к серверу, корпоративным сервисам компании, удаленный доступ к технике, находящейся в офисе. Помимо этого, нужно обеспечить всех коллег технической поддержкой, если у них возникнут проблемы или потребуется консультация специалиста.

Команда IQITO поможет вам провести технический аудит и сформировать перечень действий, которые необходимо предпринять для перехода на удаленную работу. Качество нашей техподдержки – одно из наших конкурентных преимуществ.

В подавляющем большинстве случаев, в ходе аудита выясняется, что не у всех сотрудников есть возможность полноценно работать из дома: у одного нет гарнитуры с микрофоном, компьютер другого недостаточно мощный для работы с софтом, у третьего постоянные перебои со связью. Рекомендуем, как можно скорее, обеспечить ключевых сотрудников необходимым оборудованием. Наверняка, какую-то часть получится перевезти из офиса. А то, чего не хватает – придется докупить или арендовать. Поверьте: простой обойдется гораздо дороже.

Также все сотрудники должны иметь непрерывный доступ в интернет. Офисным работникам обычно не требуется высокоскоростное соединение, достаточно скромных 2 Мбит/с. Но, если вы хотите комфортно общаться и обмениваться файлами, нужна какая-никакая стабильность. Разумеется, в наше время к сети подключены практически все. Однако порой возникают и такие проблемы. Наверное, самый простой способ – раздача мобильного интернета с телефона. В итоге, вы получите сигнал не самого высокого качества, зато это практически безболезненное решение проблемы, не подразумевающее закупку и настройку дополнительного оборудования.

Некоторые компании в рамках работы используют зашифрованное подключение через VPN. И, не всегда сотрудники в силах самостоятельно настроить соединение с домашнего компьютера. Для опытного системного администратора это не будет большой проблемой, поэтому проще, быстрее и дешевле будет централизовать и систематизировать этот процесс, разом, установив и настроив VPN у всех пользователей.

Но, в основном, конечно, мы имеем дело с более тривиальными задачами по маршрутизации и настройке доступа. При этом мы гарантируем полную конфиденциальность, безопасность учетных данных и сохранение ваших корпоративных секретов.

Вероятнее всего, вы и ваши коллеги используете сервер или виртуальное файловое хранилище, такое, как Google Диск, Яндекс.Диск, MS OneDrive, NextCloud или их аналог. И, если проблем с доступом при работе из дома возникнуть не должно, то о безопасности новых каналов обмена информацией позаботиться все же стоит.

Как нетрудно догадаться, мы готовы взять эти заботы на себя. Мы примем необходимые меры по обеспечению безопасного подключения удаленных сотрудников к физическому серверу или предпочитаемой вами облачной платформе. Конечно, это имеет смысл только в том случае, если приватность что-то значит для вас. Если потенциальные утечки данных вас не беспокоят и никак не могут навредить, этот этап можно смело пропустить.

А если у вас по какой-то причине вообще нет облачного файлообменника – предлагаем обзавестись таковым, благо, это очень удобно и, как говорится, давно пора. Лично мы в IQITO пользуемся NextCloud. С ним мы «дружим» сильнее всех, хоть он и является наименее популярным сервисом из перечисленных выше. Почему мы его выбрали сами и советуем вам – в этой статье.

Теперь настало время подумать о том, как организовать эффективную коммуникацию между сотрудниками, которая частично нарушилась. Телефон и почтовая переписка не могут заменить живое общение, особенно когда участников беседы трое или больше. Эту проблему довольно успешно решают мессенджеры - программы, предназначенные для мгновенного обмена голосовыми и текстовыми сообщениям.

Некоторым компаниям хватает персональных мессенджеров вроде Skype, WhatsApp, Telegram и прочих. Но по мере роста организации функций, которые предоставляют эти сервисы, начинает не хватать, становятся заметны их недостатки и ограничения. Для этих целей существуют корпоративные мессенджеры, которые представляют из себя закрытую экосистему. Здесь также можно общаться при помощи сообщений и звонков, организовывать видеоконференции и рабочие группы.

Наш любимый корпоративный мессенджер – Rocket.Chat (читать статью). Мы поможем установить и настроить его всем вашим сотрудникам, если вы еще не используете мессенджеры в рабочих целях. Потому что более эффективного способа полноценно общаться внутри компании в сложившихся обстоятельствах попросту еще не придумали. Если вы уже пришли к этому самостоятельно – постарайтесь вовлечь в общение как можно большее число ваших коллег. Таким образом вы никого не оставите в информационном вакууме и сами не окажетесь в нем.

Напоследок поговорим, пожалуй, о самом важном: как всем этим управлять? Когда сотрудники работали вместе, они вынуждены были приходить на работу вовремя, изображать бурную деятельность, соблюдать деловой этикет. А теперь? Как понять, сколько часов отработал сотрудник, сколько условных звонков сделал, каких добился результатов? Если требовать от сотрудников письменных отчетов обо всех своих действиях – вы просто зароетесь в них. Для этого существуют специальные программы: системы управления задачами. Одна из таких систем (притом одна из лучших!) является нашей внутренней разработкой. Она называется PRODEXY и ее можно бесплатно протестировать, перейдя по этой ссылке. Опять же: если вы уже пользуетесь такой системой, просто проследите за тем, чтобы сотрудники установили ее на свои домашние компьютеры и авторизовались.

PRODEXY поможет вашим сотрудникам следить за актуальной повесткой, брать задачи в работу, отчитываться о выполнении и вести учет рабочего времени. Руководители не только формируют задачи и назначают исполнителей, но и получают отчетность практически в любом возможном разрезе. Вкратце рассказать о возможностях PRODEXY – задача не из простых, ведь система покрывает все базовые потребности коммерческих организаций в управлении бизнес-процессами. И сейчас – лучший момент попробовать ее в деле. Фактически, это вынужденная мера в условиях карантина. Но мы уверены: даже когда пандемия коронавируса закончится, вы продолжите пользоваться PRODEXY в том или ином виде. Это просто-напросто очень удобно.

Теперь, когда все готово, осталось только дружно приступить к работе. В процессе, само собой, тут и там начнут вылезать всякие мелкие проблемы. На этот случай, как мы писали выше, нужно позаботиться о технической консультации и техподдержке.

95% таких проблем решается удаленно и не занимает много времени, в редких случаях требуется выезд специалиста на место. Если вы воспользуетесь услугами профессионалов из IQITO, мы гарантируем не только качественную телефонную поддержку, но и соблюдение всех санитарных норм и мер предосторожности при выездах.

Работу наших специалистов можно комментировать и оценивать, у нас даже есть мобильное приложение IQITO. Средняя скорость реакции на заявку, оставленную в приложении – 10 минут.

Вот мы и перечислили основные шаги, которые следует предпринять руководителю при переводе своих сотрудников на удаленную работу. Местами может звучать жутковато, но на деле все не так уж и страшно: большинство компаний справляется с переходом вполне успешно, некоторые даже входят во вкус, поэтому бояться не надо. Если сомневаетесь – обратитесь к нам, мы подробно разъясним все интересующие вас вопросы и уточним детали. Со своей стороны сделаем все возможное, чтобы технические трудности не препятствовали вам и не отвлекали от дел.

Итак, для успеха всего мероприятия ваши сотрудники должны согласиться со следующими утверждениями:
- Я подписал дополнительное соглашение о переходе на удаленный режим
- У меня есть все необходимое оборудование для выполнения рабочих задач
- У меня есть стабильное соединение с интернет
- У меня есть безопасный доступ ко всем нужным мне корпоративным сервисам
- Я могу комфортно общаться с коллегами и обмениваться с ними файлами
- У меня есть возможность отчитываться о проделанной работе
- В случае возникновения технических проблем мне есть, куда обратиться

Как и обещали, прилагаем ссылку на чек-лист, который поможет владельцу бизнеса, IT-специалисту или помощнику руководителя проверить готовность IT-ресурсов и сотрудников к удаленной работе. Если вас заинтересовала какая-то отдельная услуга из перечисленных в статье – позвоните нам и мы с удовольствием проконсультируем. Работать «под ключ» для нас не принципиально. Самое главное, чтобы ваши проблемы решились как можно быстрее. Собственно, в этом и заключается наша работа.

С уважением, команда IQITO